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Berichtsheft-Beispiele: Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Im Berichtsheft für Büromanagement stehen die Abläufe, die ein Büro am Laufen halten: Post, Termine, Bestellungen, Rechnungen, Kundenkontakt und Personalthemen. Weil Kaufleute für Büromanagement durch mehrere Abteilungen rotieren, wechseln die Themen oft von Woche zu Woche. Im ersten Jahr überwiegen Organisation und Zuarbeit, später kommen eigenständige Vorgänge wie Angebote, Zahlungsüberwachung oder Veranstaltungsplanung dazu.

Kammer
IHK
Dauer
3 Jahre
Grundlage
Verordnung über die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur Kauffrau für Büromanagement (BüroMKfAusbV), 2025

Beispielwochen

So kann je eine Woche im Berichtsheft aussehen. Schreib deine eigenen Einträge immer nach dem, was du wirklich gemacht hast.

1. Ausbildungsjahr Empfang, Post und Terminverwaltung

Ausbildungsnachweis (wöchentlich)
Name des/der Auszubildenden:
Ausbildungsjahr:1
Ausbildungsbereich:Sekretariat
Ausbildungswoche vom:
bis:
Betriebliche Tätigkeiten*Stunden
Eingehende Post geöffnet, sortiert und den Abteilungen zugeordnet
Termine der Geschäftsleitung im Kalender gepflegt und Besprechungsräume gebucht
Telefonate angenommen, Anliegen notiert und weitergeleitet
Büromaterial inventarisiert und Bestellvorschlag erstellt
Ablage nach Aktenplan aktualisiert
24
Unterweisungen, betrieblicher Unterricht, sonstige Schulungen*Stunden
Einführung in die Telefonanlage und Gesprächsregeln am Telefon
Unterweisung Datenschutz: Umgang mit personenbezogenen Daten im Sekretariat
Themen des BerufsschulunterrichtsStunden
Rolle als Auszubildende im Betrieb, Rechte und Pflichten aus dem Ausbildungsvertrag
Büroprozesse: Ablauforganisation und Ablagesysteme
* Wie lange wurde welche Tätigkeit ausgeübt?
Datum, Unterschrift Auszubildende/r
Datum, Unterschrift Ausbildende/r oder Ausbilder/in
Datum, Unterschrift gesetzliche/r Vertreter/in
Datum, weitere Sichtvermerke (z. B. Lehrer/in)

1. Ausbildungsjahr Einkauf: Bestellung bis Wareneingang

Ausbildungsnachweis (wöchentlich)
Name des/der Auszubildenden:
Ausbildungsjahr:1
Ausbildungsbereich:Einkauf
Ausbildungswoche vom:
bis:
Betriebliche Tätigkeiten*Stunden
Drei Angebote für Büromöbel eingeholt und in einer Vergleichstabelle gegenübergestellt
Bestellung nach Freigabe geschrieben und per E-Mail versandt
Lieferschein mit Bestellung abgeglichen, Wareneingang im System gebucht
Eingangsrechnung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit geprüft
26
Unterweisungen, betrieblicher Unterricht, sonstige Schulungen*Stunden
Unterweisung zum Vier-Augen-Prinzip bei Bestellungen und Rechnungsfreigaben
Themen des BerufsschulunterrichtsStunden
Kaufvertrag: Zustandekommen, Pflichten von Käufer und Verkäufer
Belegarten und Grundlagen der Buchführung
* Wie lange wurde welche Tätigkeit ausgeübt?
Datum, Unterschrift Auszubildende/r
Datum, Unterschrift Ausbildende/r oder Ausbilder/in
Datum, Unterschrift gesetzliche/r Vertreter/in
Datum, weitere Sichtvermerke (z. B. Lehrer/in)

2. Ausbildungsjahr Kundenanfragen, Angebot und Auftragsbestätigung

Ausbildungsnachweis (wöchentlich)
Name des/der Auszubildenden:
Ausbildungsjahr:2
Ausbildungsbereich:Vertrieb
Ausbildungswoche vom:
bis:
Betriebliche Tätigkeiten*Stunden
Kundenanfragen gesichtet, Rückfragen zu Menge und Termin geklärt
Angebote anhand der Preisliste erstellt und nach Freigabe versandt
Auftragsbestätigung erstellt und Auftrag im System angelegt
Kundendaten im CRM gepflegt und Wiedervorlagen gesetzt
Reklamation eines Kunden aufgenommen und an die zuständige Stelle weitergegeben
28
Unterweisungen, betrieblicher Unterricht, sonstige Schulungen*Stunden
Schulung zum Beschwerdemanagement: Reklamationen sachlich aufnehmen
Themen des BerufsschulunterrichtsStunden
Kundenakquise und Kundenbindung: Kundenansprache, Angebotsvergleich
Gesprächsführung: aktives Zuhören und Gesprächsvorbereitung
* Wie lange wurde welche Tätigkeit ausgeübt?
Datum, Unterschrift Auszubildende/r
Datum, Unterschrift Ausbildende/r oder Ausbilder/in
Datum, Unterschrift gesetzliche/r Vertreter/in
Datum, weitere Sichtvermerke (z. B. Lehrer/in)

3. Ausbildungsjahr Veranstaltung, Geschäftsreise und Projekt

Ausbildungsnachweis (wöchentlich)
Name des/der Auszubildenden:
Ausbildungsjahr:3
Ausbildungsbereich:Verwaltung
Ausbildungswoche vom:
bis:
Betriebliche Tätigkeiten*Stunden
Kundenveranstaltung vorbereitet: Raum, Catering und Einladungen organisiert
Geschäftsreise gebucht (Bahn, Hotel) und Reisekosten nach Richtlinie abgerechnet
Betriebliches Projekt abgestimmt: Ziel, Zeitplan und Budget mit dem Ausbilder besprochen
Zahlungseingänge geprüft und eine Mahnung vorbereitet
Ergebnisse der Teilnehmerrückmeldung ausgewertet
26
Unterweisungen, betrieblicher Unterricht, sonstige Schulungen*Stunden
Gespräch zum Ablauf der Abschlussprüfung und zur Auswahl des Prüfungsthemas
Themen des BerufsschulunterrichtsStunden
Wertschöpfungsprozesse erfolgsorientiert steuern: Kennzahlen und Kosten
Projektplanung: Meilensteine und Ressourcen
* Wie lange wurde welche Tätigkeit ausgeübt?
Datum, Unterschrift Auszubildende/r
Datum, Unterschrift Ausbildende/r oder Ausbilder/in
Datum, Unterschrift gesetzliche/r Vertreter/in
Datum, weitere Sichtvermerke (z. B. Lehrer/in)

Tipps für dieses Berichtsheft

  • Schreib den Vorgang, nicht nur die Abteilung: „Drei Angebote verglichen und Bestellvorschlag erstellt“ statt „Einkauf unterstützt“.
  • Ein Büro wechselt täglich. Fasse Kleinigkeiten wie Post und Telefon zu einer Zeile zusammen und gib den Aufgaben mit Lerneffekt mehr Raum.
  • Halte fest, in welcher Abteilung du eingesetzt warst. Das hilft bei der Zuordnung zu den Einsatzgebieten des Ausbildungsplans.
  • Keine Namen von Kunden, Kollegen oder Beträge aus echten Rechnungen ins Heft. Beschreib den Ablauf in allgemeiner Form.

Typische Fehler

  • Jede Woche „Büroarbeiten erledigt“ ohne Angabe, was konkret bearbeitet wurde.
  • Berufsschulthemen nur als Überschrift wie „Wirtschaft“ eintragen statt als erkennbares Thema.
  • Die Stunden einer Woche nicht auf die Tätigkeiten verteilen oder mehr eintragen, als der Arbeitsplan hergibt.

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